Der Vorstand hat den Verein in vertretungsberechtigter Zahl zur Eintragung in das Vereinsregister anzumelden. Die Satzung legt dabei fest, welche bzw. wie viele Vorstandsmitglieder den Verein vertreten können. Hier sind verschiedene Gestaltungen denkbar:

- Möglich ist etwa, dass der Vorsitzende allein vertreten darf, sodass nur seine Mitwirkung notwendig ist.
- Gibt es einen 1. und 2. Vorsitzenden könnte festgelegt werden, dass jeder für sich den Verein vertritt oder beide nur gemeinsam.
- Besteht der Vorstand aus zwei Vorsitzenden und einem Kassier könnte zudem etwa geregelt werden, dass zwei Vorstandsmitglieder zusammen vertreten oder einer der beiden Vorsitzenden zusammen mit dem

Für außenstehende Personen muss die Vertretungsregelung nachvollziehbar sein. Nicht eintragungsfähig wäre demnach eine Regelung, wonach der Verein durch den Vorsitzenden und bei dessen Verhinderung durch den stellvertretenden Vorsitzenden vertreten wird. Andere Personen könnten nämlich nicht verlässlich nachprüfen, ob ein derartiger Verhinderungsfall besteht. Derartige Regelungen können nur im sog. Innenverhältnis vereinbart werden.
Sie können die Vertretungsregelungen also an die Bedürfnisse Ihres Vereins anpassen. Jedoch gilt: Je weniger Personen für eine Vertretung notwendig sind, desto einfach kann ein Verein im Rechtsleben auftreten.

Mit der Anmeldung eines Vereins zur Eintragung ist das Vereinsregister vorzulegen sind:

- eine Abschrift der Satzung, versehen mit dem Tag der Errichtung sowie den Unterschriften von mindestens sieben Vereinsmitgliedern,
- eine Abschrift des Protokolls über die Gründung des Vereins und die Annahme der Satzung sowie
- eine Abschrift des Protokolls über die Wahl der Vorstandsmitglieder und die Annahme der Wahl.

Bitte beachten Sie, dass alle Protokolle von den Personen unterschrieben sein müssen, die nach Ihrer Vereinssatzung dafür zuständig sind. Zum Inhalt der Protokolle beachten Sie bitte unser Merkblatt für eingetragene Vereine.

Eine Übersicht über notwendige sowie ggf. sinnvolle Satzungsregelungen und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie auf der Informationsseite der Bundesnotarkammer. Für die Erstellung Ihrer Vereinssatzung können Sie zudem den „Express-Baukasten“ der Bundesnotarkammer verwenden.
Auf der Webseite der Bundesnotarkammer finden Sie auch nähere Hinweise zu den Besonderheiten, wenn Sie die Gründung eines gemeinnützigen Vereins anstreben.
Ferner können Sie sich bei der Gestaltung an der vom Bundesministerium für Justiz (BMJ) zur Verfügung gestellten Mustersatzung orientieren. Diese finden Sie hier.

Nachdem Ihr Verein im Vereinsregister eingetragen ist, müssen bestimmte Änderungen zur Eintragung in das Vereinsregister anmeldet werden. Damit das Vereinsregister die Abwicklung von Rechtsgeschäften beschleunigen kann, müssen die enthaltenen Informationen aktuell sein. Anzumelden sind daher eine Änderung der vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder, eine Änderung oder Neufassung der Vereinssatzung sowie die Auflösung des Vereins einschließlich der Bestellung von Liquidatoren.

Die Anmeldung dieser Änderungen hat wiederum durch den Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl zu erfolgen und bedarf der notariellen Beglaubigung.

Vorzulegen sind:

- bei einer Änderung der Vorstandsmitglieder: eine Abschrift des Versammlungsprotokolls
- bei einer Änderung oder Neufassung der Satzung: eine Abschrift des Versammlungsprotokoll sowie ein neues aktualisiertes und datiertes Satzungsexemplar
- bei der Auflösung
- bei der endgültigen Löschung

Beachten Sie: Der Verein ist mit dem Auflösungsbeschluss noch nicht beendet. Vielmehr befindet sich dieser im sog. Liquidationsstadium. In dieser Phase sind alle noch offenen Geschäfte abzuwickeln. Insbesondere findet in diesem Stadium ein sog. Gläubigeraufruf statt. Der Verein kann grundsätzlich nach der Liquidation und einem sog. Sperrjahr endgültig gelöscht werden. Wie die Auflösung ist auch die endgültige Löschung zum Vereinsregister in notariell beglaubigter Form anzumelden.

Bei Satzungsänderungen und -neufassungen ist darauf zu achten, dass die geänderte bzw. neue Satzung – wie die Gründungssatzung –den gesetzlich vorgegebenen Mindestinhalten entspricht.

Bei Satzungsänderungen müssen die geänderten Regelungen der Satzung exakt aus dem Protokoll hervorgehen. Zusätzlich zum Protokoll ist ein aktualisiertes und datiertes Satzungsexemplar in Kopie vorzulegen. Bei einer Satzungsneufassung ist eine Kopie der kompletten neuen Satzung als Anlage zum Protokoll einzureichen.

Schon gewusst? Ihre UG- oder GmbH-Gründung, Ihre Handelsregister- oder Vereinsregisteranmeldung können Sie auch online über die notariellen Online-Verfahren der Bundesnotarkammer erledigen.